SECRETÁRIA

Gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em
reuniões, marcando e cancelando compromissos.
Coordenar e controlar documentos e correspondências e arquivos em geral.
Atender usuários externos e internos, organizar eventos e viagens.
Assessorar direções / Administrar e cuidar de TODA AGENDA DA ORGANIZAÇÃO:
Administrar agenda pessoal das direções, despachar com a direção, colher assinatura,
priorizar, marcar e cancelar compromissos, definir ligações telefônicas, administrar
pendências, definir encaminhamento de documentos, fotos, vídeos, atas, assistir à
direção em reuniões, secretariar reuniões / Todas as reuniões por VIDECONFERÊNCIA.
Atender pessoas:
Recepcionar pessoas, fornecer informações, atender pedidos, solicitações e chamadas
telefônicas, filtrar ligações, anotar e transmitir recados, orientar e encaminhar
pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Gerenciar informações:
Ler documentos, levantar informações, consultar outros departamentos, criar
e manter atualizado banco de dados, cobrar ações, respostas, relatórios; controlar
cronogramas, prazos, direcionar informações, acompanhar processos, reproduzir
documentos.
Elaborar documentos:
Redigir ofícios, memorando, cartas, convocações, atas, pesquisar bibliografia, elaborar
relatórios, digitar e formatar documentos, elaborar convites e convocações, planilhas e
gráficos, preparar apresentações, transcrever textos.
Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e
correspondência eletrônica (e-mail), controlar malote.
Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento, fazer check-list, pesquisar local, reservar e preparar salas / enviar
convite e convocação, confirmar presença, providenciar material, equipamentos e
serviços de apoio, dar suporte durante o evento, providenciar diárias, hospedagem,
passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
Arquivar documentos:
Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo,
classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos, arquivar correspondência,
administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
Utilizar recursos de Informática.
Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade
associadas ao ambiente organizacional.