APOIO ADMINISTRATIVO E MENSAGERIA

Apoio Administrativo E Mensageria - , efetuando os registros dos eventos nos sistemas informatizados decontrole, enviando convites, convocações e demais informações para osparticipantes, registrando e controlando listas de participação, elaborandocronogramas, pautas, atas, ou demais registros durante o evento, acompanhandoprazos para solução de pendências, coletando assinaturas, reservando espaços ecoordenando a solicitação e o diligenciamento sobre o fornecimento de demaisinsumos necessários à preparação dos ambientes, tais como: fornecimento demateriais, recursos audiovisuais, ligação e pré-teste dos equipamentos e demaisitens de apoio, quando demandados. ATENDIMENTO AO PÚBLICO: realizar o atendimento presencial ao público internoe externo, ou através dos demais canais de comunicação disponibilizados pelacompanhia, tais como: o correio eletrônico, redes de colaboração, sistemas deatendimento, recursos de telefonia, dentre outros, para prestar orientações, oudemandar informações, recepcionar e encaminhar as pessoas aos seusinterlocutores, divulgar informações empresariais a público específico, anotar etransmitir mensagens. APOIO À DEMANDAS DE VIAGENS: atender às solicitações, de acordo com aspolíticas de viagem a serviço da companhia, incluindo viagens internacionais,englobando etapas como: recebimento e conferência das demandas emitidas pelosviajantes, efetivação da solicitação no sistema gerenciador de viagens, consulta ereserva dos serviços de voo e hospedagem através de Self Booking e posteriorencaminhamento para aprovação gerencial, acompanhamento dos processos deatendimento à demandas de viagens intermediadas por agências contratadas,solicitação de pagamento de adiantamento de despesas e diárias, conferência derelatórios de despesas e verificações de comprovação de gastos extras parasolicitação de reembolso, auxílio ao processo de prestação de contas pelos viajantese emissão de relatórios auxiliares em sistemas informatizados, quando demandados. SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE DE PESSOAS E MATERIAIS: encaminhar e acompanhar o atendimento às demandas de transporte, através das diversas modalidades e facilidades disponibilizadas pela PETROBRAS, registrando as informações necessárias ao fornecimento do serviço através da solução logística de transporte (módulo LT do sistema SAP), ou através das outros sistemas de atendimento em utilização pela companhia, como por exemplo, o sistema de fornecimento de vouchers, monitorando e informando aos usuários, o andamento do atendimento e prazos da solicitação. ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS E ENCOMENDAS:Providenciar a remessa, recebimento, distribuição, organização, controle earquivamento de documentação, encomendas e correspondências das unidadesorganizacionais, em meio físico, ou eletrônico, garantindo a integridade,acessibilidade e a rastreabilidade dos itens, providenciando o atendimento asolicitações de reprodução, digitalização, encadernação, controle de protocolos eboletins de remessa e demais serviços e sistemas relacionados ao manejo e controle desses elementos. APOIO ADMINISTRATIVO DE ATIVOS: realizar atividades de assistência e controledos materiais, equipamentos e instalações que estão sob guarda, ouresponsabilidade da gerência atendida, englobando tarefas de apoio aos gestoresresponsáveis, como a verificação da localização, controles sobre a utilização,organização, conferência de quantidade e disponibilidade dos itens, como porexemplo: os componentes das salas de reuniões, materiais de escritório,equipamentos de informática, equipamentos de proteção individual, dentre outros,realizando também verificações sobre funcionamento dos itens e encaminhando,quando necessário, solicitações para reposição, manutenção, ou demaisprovidências, em articulação com as demais áreas de apoio técnico. SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO PARA SUPRIMENTO DE MATERIAIS:Utilizar as soluções tecnológicas, sistemas e demais canais existentes nacompanhia, para solicitação de suprimentos de materiais e atendimento a serviçosrelacionados às rotinas administrativas, acompanhando o andamento dassolicitações, adotando as providências para obtenção das autorizações eencaminhamento de informações, efetuando a conferência e recebimento dosmateriais, ou verificação e aceitação dos serviços, bem como realizando osesclarecimentos e