COORDENADORA DE VENDAS E EVENTOS

Princípio das Responsabilidades  & Propósito da Posição.
Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.
FUNÇÕES ESSENCIAIS   Média Percentagem de Tempo   10 % Relatório de activities para execução do trabalho do dia 60 % Elaboração de ordem de serviço de eventos com hospedagem de grupos (minimo 10 apto) 30 % Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reuniões, etc...
FUNÇÕES  SUSTENTADORAS     Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em  requerimentos particulares da empresa.
Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
Elaborar ordem de serviço dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e distribuí-la à Operação para acompanhamento do evento durante sua realização.
Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o relacionamento com os mesmos.
Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos.
Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.
Atuar como intermediário e colocar o  cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.
Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas e atuar diretamente com o hóspede ou cliente na ausência do mesmo durante a realização dos eventos.
Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
Atualizar diariamente suas atividades no Delphi.
Participar em atividades especiais tais como cocktails de secretárias,  jantares de boas vindas de grupos, etc.
Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.
Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel.
Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e  com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional.
Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-las.
Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.
Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.
Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
Chamar o hóspede pelo nome sempre.
Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.
ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.
Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu,  e discute as possibilidade de novas opções.
Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.
Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere últimos detalhes.
Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.
Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necessidades operacionais do hotel.
O que estamos procurando? Um Coordenador de Vendas e Eventos  que atende as marcas Hilton está sempre trabalhando em nome de nossos Clientes e trabalhando com outros Membros da Equipe.
Para desempenhar com sucesso essa função, você deve manter a atitude, comportamentos, habilidades e valores que seguem.
Excelentes habilidades de comunicação Alto nível de habilidades Excel, PowerPoint e Word Abordagem proativa para cumprimento de prazos e metas Excelentes habilidades organizacionais e administrativas Curso superior Completo Inglês nível Intermediário Conhecimento do Programa Delphi Conhecimento do Programa Delphi, R&I e Opera.