ASSISTENTE EXECUTIVO DIRETORIA

Será responsável por assessorar nos assuntos relativos à sua função, de forma a assegurar e agilizar o fluxo de trabalho de sua Diretoria. Assessorar ao executivo no desempenho de suas funções, atendendo pessoas, gerenciando informações, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, prestar serviços em idioma estrangeiro, organizar eventos e viagens, gerar suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.

ATIVIDADES:
• Gerenciar e controlar agenda, priorizando compromissos e eventos otimizando o tempo e o trabalho da pessoa sob sua assessoria;
• Controlar e solicitar passagens aéreas e reservas em hotéis, sempre na busca por melhor relação custo x benefícios de passagens contribuindo para redução de custos de SG&A da diretoria;
• Consolidar apresentações, sobretudo com foco no layout e revisão de texto garantindo que o conteúdo seja transmitido da forma mais clara e objetiva possível e apoiando seu assessorado neste processo;
• Redigir e digitar textos, comunicações, agradecimentos, apresentações e documentos diversos, com o objetivo de clarificar e tornar o mais objetivo e adequado possível o conteúdo dos materiais para diferentes públicos;
• Realizar a aprovações nos sistemas mediante autorização CLR e regras de compliance e plano de delegação;
• Executar tarefas relativas a anotações, verificação de e-mails, redação, relatórios, digitação, cuidar de faturas e pagamentos, e demais serviços administrativos;
• Coordenar e/ ou direcionar trabalhos da diretoria como administrar budget e seus relatórios, propor savings, analisar e controlar custos diversos tais como: viagens, material de escritório, etc. com o intuito de trazer melhorias e redução de custos para a diretoria;
• Recepcionar visitantes, garantindo que se sintam à vontade, preparados para a reunião e dentro do esperado;
• Realizar o primeiro atendimento, eventualmente já resolvendo o tema em questão, e direcionando sempre que necessário com o objetivo de direcionar ao máximo as demandas otimizando o tempo do(a) Executivo(a);
• Cuidar de toda a logística e da organização e reserva de salas para eventos, vídeo conferências (conforme tecnologia necessária) reuniões, etc. com o objetivo sempre de atingir melhor relação custo x benefício x qualidade;
• Organização de documentos físicos e digitais, criação de arquivos eletrônicos;
• Agendar Integração de Novos Colaboradores da área, conforme solicitação;
• Controlar e supervisionar o recebimento e distribuição de malotes e correspondências para a diretoria executiva ou estrutura de atendimento;
• Traduzir, interpretar, resumir textos em inglês.

REQUISITOS:
• Superior Completo em Secretariado Executivo, Administração de Empresas ou áreas afim.
• Experiência assessorando executivos/ alta liderança, preferencialmente atuando em empresas multinacionais de grande porte.
• Inglês Avançado.
• Domínio do pacote Office e em tecnologias disponíveis (webinars, conferencias, etc.).
• Desejável residir na região de São Paulo - SP.


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Nossas vagas são abertas para atrair talentos diversos com todas as suas características de etnia, gênero, idade, orientação sexual, deficiência, cultura ou de qualquer outro fator. Diversidade, equidade e inclusão está no nosso DNA!Local de trabalho: São Paulo, SPRegime de contratação de tipo: Efetivo – CLTJornada: Período IntegralÁrea e especialização profissional: Administração - SecretariadoNível hierárquico: Assistente