ASSISTENTE ADMINISTRATIVO/A PARA O PROJETO CORAMAZÔNIA

Descrição: Sobre a GIZ

A Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH é uma empresa do governo alemão atuante no domínio da cooperação internacional para o desenvolvimento sustentável, com cerca de 20.700 funcionários. A GIZ tem mais de 50 anos de experiência em uma ampla variedade de áreas, como o desenvolvimento e emprego, a energia e o meio ambiente e a manutenção da paz e segurança. Como empresa federal de utilidade pública, a GIZ apoia o governo alemão - em particular, o Ministério Federal para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (BMZ) e o Ministério do Meio Ambiente (BMUB) - e outros clientes dos setores público e privado em cerca de 120 países no alcance dos seus objetivos em cooperação internacional. Com este objetivo, a GIZ trabalha em conjunto com os seus parceiros para o desenvolvimento de soluções eficazes e sustentáveis.


Sobre o Projeto

O projeto “Fortalecimento da cooperação regional para a gestão sustentável dos recursos naturais para a região amazônica”, denominado CoRAmazônia, é um projeto de cooperação regional financiado pelo Ministério Federal de Cooperação Econômica e Desenvolvimento do governo Alemão (Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung BMZ) e implementado pela Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH em coordenação com a Organização do Tratado de Cooperação Amazônica (OTCA). Seu objetivo é melhorar a execução dos programas de cooperação regional para a proteção das florestas e a gestão sustentável dos recursos naturais no marco da cooperação entre os Países Membros da OTCA. O projeto funciona como um guarda-chuvas cuja primeira iniciativa é o apoio à implementação das ações estratégicas acordadas no âmbito do Memorando de Entendimento de Cooperação e Assistência Mútua para o Manejo Integrado do Fogo nos Países Membros da OTCA (MdE – MIF). Futuros temas e iniciativas que emerjam nos próximos anos poderão ser integrados ao projeto.

Áreas de Responsabilidade

O/a colaborador/a atuará em Brasília, em regime de contratação CLT, realizando atividades de assistente administrativo/a no âmbito do projeto.




Principais Tarefas

• Assistir o Diretor do Projeto no cumprimento dos processos administrativos da GIZ de acordo com o Manual Operacional e regras da empresa;
• Intermediar as demandas do diretor e assessores técnicos do projeto com as unidades prestadoras de serviços da cooperação da GIZ BRA: Núcleo Administrativo, Núcleo de Comunicação;
• Apoiar a equipe do projeto articulando entre o Núcleo Administrativo e o corpo técnico, beneficiários e consultores, no seguimento dos processos de contratação de consultorias locais, regionais e em contratos de financiamento; repassar as atualizações e informações tramitadas pelo setor administrativo, fazendo o acompanhamento até a finalização do processo;
• Apoiar a equipe do projeto na organização de eventos, seminários, reuniões, oficinas presenciais ou virtuais: encaminhar a documentação ao Núcleo Administrativo responsável por fazer o processo de eventos, apoiar em eventos sem processo administrativo formal, acompanhar os eventos; assessorar o projeto na logística durante o evento;
• Apoiar a organização de viagens: preparar a documentação para a aquisição de passagens aéreas e terrestres individuais e para grupos nacionais, internacionais e encaminhar ao Núcleo Administrativo responsável por fazer os processos de viagens, reservas nacionais e internacionais de hotéis dos colaboradores do projeto, preparar documentação, orientar a realização da prestação de contas das viagens de colaboradores do projeto e organizar as informações do setor;
• Assistir a equipe do projeto nos processos de aquisição: compras de materiais de consumo, equipamentos, móveis e encaminhar para ao Núcleo Administrativo responsável por fazer os processos de aquisição e em aquisições sem processo formal;
• Participar do planejamento e monitoramento das atividades do projeto no sistema OnSite (Operation e Reporting) da GIZ;
• Participar diretamente (junto ao Núcleo Administrativo responsável) dos processos de controle do projeto no que diz respeito aos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras e normas da GIZ; acompanhamento de pendências e acompanhamento das cartas de orientações;
• Aprender sobre os processos descritos no M.O e orientar a equipe do projeto quando necessário;
• Registro e acompanhamento da agenda de atividades do Projeto;
• Apoio na preparação e arquivo do quadro de delegações de poderes do projeto;
• Manutenção da(s) lista(s) de contato do projeto atualizada(s);
• Apoio na organização, moderação e preparação das Atas de Jour Fixe do projeto e outras reuniões relevantes;
• Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações do superior.


OBS: INSCRIÇÕES RECEBIDAS ATÉ ÀS 18H (HORÁRIO DE BRASÍLIA) DO DIA 24/05/24

Requisitos:

Qualificações, Experiências e Conhecimentos Adicionais

• Formação superior completa em administração de empresas, Relações internacionais ou outras carreiras correlatas;
• Experiência em rotinas administrativas e financeiras;
• Domínio das rotinas administrativas envolvendo logística;
• Domínio do pacote MS-Office;
• Conhecimento de ferramentas digitais e tecnologia: MS Teams, realização de reuniões híbridas entre outros;
• Fluência escrita e verbal em Português e Espanhol (fluência em Inglês e/ou Alemão serão diferenciais);
• Motivação para trabalhar em equipe com iniciativa, dinamismo, competência intercultural e em comunicação;
• Flexibilidade para reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
• Organização, agilidade, proatividade, dedicação, responsabilidade e comprometimento.